นโยบายและแนวทางปฏิบัติในการใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หน่วยงานภาครัฐของ สพป.ลย.1

แนวปฏิบัติสำหรับผู้ใช้งานอีเมล์หน่วยงานภาครัฐ

  1. ผู้ใช้งานที่ต้องการใช้งาน E-Mail ของหน่วยงานต้องทำการกรอกข้อมูลคำขอเข้าใช้งาน และยื่นคำขอกับเจ้าหน้าที่เพื่อดำเนินการกำหนดสิทธิ์ชื่อผู้ใช้งานรายใหม่ (E-Mail Address) พร้อมรหัสผ่าน (Password)
    ++ แบบขอใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หน่วยงานภาครัฐ @loei1.go.th คลิก https://forms.gle/uFSFor6HAZSDqWSeA
    ++ ตรวจสอบผลการอนุมัติอีเมล์ได้ที่ https://datastudio.google.com/s/runb8AgJGL4
    ++ ลืมรหัสผ่านติดต่อเจ้าหน้าที่ดูแลระบบกลุ่มส่งเสริมการศึกษาทางไกลฯ สพป.ลย.1 อีเมล์ dlict@loei1.go.th หรือโทร. 0 4281 3112 – 4 ต่อ 2 หรือ LINE กลุ่มของ สพป.ลย.1
  2. เมื่อได้รับรหัสผ่าน (Password) จะต้องเปลี่ยนรหัสผ่าน (Password) โดยทันทีหลังจากการเข้าสู่ระบบเป็นครั้งแรก
  3. ทำการยืนยันรหัสผ่าน ควรกำหนดรหัสผ่านที่ยากต่อการคาดเดา ให้มีตัวอักษรไม่น้อยกว่า 8 ตัวอักษร โดยมีการผสมกัน ระหว่างตัวอักษรภาษาอังกฤษที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์ปกติ ตัวเลข และสัญลักษณ์เข้าด้วยกัน ตย. Abcd@2564
  4. เมื่อกำหนดรหัสผ่าน (Password) แล้วให้เก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย และดำเนินการด้านความปลอดภัย ดังนี้
    1). ผู้ใช้งานควรเปลี่ยนรหัสผ่านทุก ๆ 6 เดือน
    2). ผู้ใช้งานควรดำเนินการ ด้านความปลอดภัย ด้วยการตั้งค่าและคำแนะนำที่จะช่วยให้คุณรักษาความปลอดภัยของบัญชี
  5. ต้องใช้ E-Mail ของหน่วยงานเพื่อติดต่องานของราชการเท่านั้น
  6. ไม่ควรใช้ E-Mail Address ของผู้อื่นเพื่ออ่าน รับส่งข้อความ ยกเว้นแต่จะได้รับการยินยอม จากเจ้าของ E-Mail และให้ถือว่าเจ้าของ E-Mail เป็นผู้รับผิดชอบต่อการใช้งานต่าง ๆ ใน E-Mail ของตน
  7. หลังจากการใช้งาน ควรลงชื่อออกจากระบบทุกครั้ง เพื่อป้องกันบุคคลอื่นเข้าใช้งานระบบ
  8. ในกรณีที่ต้องการส่งข้อมูลที่เป็นความลับ ผู้ใช้งานไม่ควรระบุความสำคัญของข้อมูลลงในหัวข้อ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์
  9. ควรตรวจสอบและลบ E-Mail ของตนเองทุกวัน เพื่อลดปริมาณการใช้พื้นที่ของระบบ E-Mail ให้เหลือจำนวนน้อยที่สุด
  10. ผู้ใช้งานมีหน้าที่จะต้องรักษาชื่อผู้ใช้ (Username) และรหัสผ่าน (Password) เป็นความลับ ไม่ให้รั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
  11. ห้ามส่ง E-Mail ที่มีลักษณะเป็นจดหมายขยะ (Spam Mail)
  12. ห้ามส่ง E-Mail ที่มีลักษณะเป็นจดหมายลูกโซ่ (Chain Letter)
  13. ห้ามส่ง E-Mail ที่มีลักษณะเป็นการละเมิดต่อกฎหมาย หรือสิทธิ์ของบุคคลอื่น
  14. ห้ามส่ง E-Mail ที่มีไวรัสไปให้กับบุคคลอื่นโดยเจตนา
  15. ผู้ใช้งานต้องทำการตรวจสอบเอกสารแนบจากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ก่อนการเปิด เพื่อตรวจสอบไฟล์โดยใช้โปรแกรมป้องกันไวรัส เป็นการป้องกันในการเปิดไฟล์ที่เป็น Executable file เช่น .exe .com เป็นต้น
  16. ผู้ใช้งานต้องไม่เปิด หรือส่งต่อจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือข้อความที่ได้รับจากผู้ส่งที่ไม่รู้จัก
  17. ผู้ใช้งานต้องไม่ใช้ข้อความที่ไม่สุภาพหรือรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสม หรือข้อมูล อันอาจทำให้เสียชื่อเสียงของหน่วยงาน ทำให้เกิดความแตกแยกระหว่างหน่วยงานผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
  18. ในกรณีที่ผู้ใช้ลาออก หรือเกษียณอายุราชการ ผู้ใช้ยังสามารถใช้งานระบบ E-Mail ของ สำนักงานต่อได้อีก 1 ปีก่อนที่ผู้ดูแลระบบจะทำการระงับสิทธิ์การใช้งาน โดยหากต้องการ ใช้งานต่อ ผู้ใช้งานสามารถกรอกข้อมูลคำขอ และยื่นคำขอกับเจ้าหน้าที่เพื่อพิจารณาดำเนินการ ต่อไป

แนวปฏิบัติสำหรับผู้ดูแลระบบ (System Administrator)

  1. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานให้เหมาะสมกับการเข้าใช้ บริการของผู้ใช้ระบบและหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ใช้งาน
  2. มีการทบทวนสิทธิ์การเข้าใช้งานและปรับปรุงบัญชีผู้ใช้งาน อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อมีการ เปลี่ยนแปลง เช่น การลาออก โอน ย้าย หรือสิ้นสุดการจ้าง เป็นต้น
  3. มีการควบคุมการเข้าถึงระบบตามแนวทางการบริหารจัดการเข้าถึงผู้ใช้งาน (User Access Management) ที่ได้กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด
  4. ผู้ดูแลระบบควรเปลี่ยนรหัสผ่านทุก ๆ 3 เดือน